BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Perpustakaan
sebagai sumber utama belajar yang berperan penting dalam proses pembelajaran.
Perpustakaan adalah tempat pengumpulan pustaka atau kumpulan pustaka yang
diatur dan disusun dengan system tertentu. Membaca sangatlah penting dalam
pembelajaran, karena membaca adalah modal utama bagi kita (pelajar) untuk
mencapai
prestasi
yang kita inginkan, dan perpustakaan sebagai sarana untuk memenuhi modal
tersebut.
Setiap
perpustakaan baik kecil maupun besar perlu di tata dan di atur dengan baik
sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efisien dan
efektif, jika suatu perpustakaan memiliki setruktur organisasi yang mantap dan
staf karyawan memiliki kompetensi yang menjadi persyaratan yang harus di
pengaruhi oleh sumber daya manusia perpustakaan dewasa ini
Sumber
daya manusia atau tenaga kerja kepustakaan yang memiliki kompetensi yang
memungkinkan setiap jaenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik tepat
waktu, tepat sasaran dan sebanding antara biaya dan hasil yang di peroleh.
Tanpa struktur organisasi yang mantap dan SDM yang memiliki kompetensi,
mustahil suatu perpustakaan dalam mencapai visi dan misinya sebagai unsure
penunjang perguruan tinggi dalam mewujudkan berbagai fungsinya, seperti fungsi
edukas i(sumber belajar para civitas akademik).
B.
Rumusan Masalah
Dari pemaparan
latar belakang diatas dapat dirumuskan permasalahan yang di anggap urgen dalam
masalah ini
1.
Bagaimana pola
struktur organisasi perpustakaan yang efektif?
2.
Factor-faktor
apa yang mempengaruhi pola strukyur oraganisasi suatu perpustakaan?
3.
Standar apa
yang harus di penuhi oleh staf atau karyawan perpustakaan?
C.
Sistimatika
pembahasan
Makalah ini
membahas tentang
1.
Pengertian
judul yaitu membahas sekitar pengertian struktur organisasi, perpustakaan dan
kompetensi
2.
Struktur
organisasi perpustakaan
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A.
Organisasi
Pengertian
organisasi menurut Prof.Dr.Mr.S.Prajudi Atmosudirdjo dalam
buku-bukunya”dasar-dasar ilmu administrasi adalah” suatu bentuk kerja sama
antara sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerja sama guna
mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu”.
Organisasi di
bentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan organisasi inilah yang
mendorong orang-orang yang menjadi suatu organisasi dengan harapan bahwa
organisasi itu dapat memenuhi keinginan keinginannya bahkan dapat melindungi
kepentingan hidupnya. Suatu organisasi yan g baik bentuknya sederhana sesuai
dengan tuntunan tugas pokok dan fungsi yang menimbulkan beban kerja
B.
Staf
Staf
perpustakaan merupakan komponen yang sangat penting untuk mencapai keberhasilan
layanan perpustakaan, oleh karena staf perpustakaan harus memenuhi dari segi
jumlah dan mutu untuk memenuhi kebutuhan pelayanan dan program yang
dikembangkan oleh perpustakaan.
C.
Perpustakaan
Pengertian perpustakaan menurut sulistyo basuki dalam bukunya
pengantar ilmu
Perpustakaan adala” ruangan sebuah
ruangan bagian sebuah gedung, atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk
menyimpan buku atau terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata
susunan tertentu untuk di baca bukan di jual”.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Setiap
perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata sedemikian rupa,
agar dapat mencapai tujuannya, yaitu untuk meningkatkan layanan demi kepuasan
pengguna perpustakaan.
Sebelum
membahas lebih jauh makalah ini, terlebih dahulu kita memberikan pengertian
judul:
Kata “Struktur” berarti “cara
bagaimana sesuatu disusun atau dubangun; susunan; bangunan”1.
Yang dimaksud “organisasi” adalah “menyusun
struktur kekuasaan formal, batasan jelas dan dikoordinasi untuk mencapai obyek
tertentu”2.
Jadi
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja
untuk mencapai tujuan organisasi.
Sedang yang dimaksud “kompetensi” adalah
“kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan) sesuatu”.
Kata “Perpustakaan” berasal dari kata
dasar “pustaka” yang mendapat inbuhan per dan an, sehingga berarti tempat
atau kumpulan bahan pustaka (wadah informasi dapat berupa buku & non buku).4
Jadi Perpustakaan adalah “lembaga yang menghimpun bahan pustaka dan
menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi tersebut”
Dari
pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa makalah ini membahas
Struktur/susunan organisasi dan kompetensi staf/karyawan yang terlibat dalam
mengelolah Perpustakaan.
B.
Struktur Organisasi Perpustakaan
1. Macam-macam
Pola Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur
organisasi perpustakaan ada beberapa macam:
a. Berdasarkan Fungsi.
Pola
struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi, seperti bagian Tata usaha
(mengurus masalah kepegawaian, keuangan, administrasi, perlengkapan dan kerumahtanggaan,
bagian Layanan teknis (pengadaan, Pengolahan dan perawatan koleksi), bagian
layanan
pengguna
(sirkulasi, Referensi, Tandon/cadangan dan koleksi khusus), Bagian Penelitian
dan pengembangan, bagian jaringan kerjasama.
Walaupun terbagi atas beberpa
bagian, hendaknya masing-masing bagian/seksi tidak bekerja autonom
(sendiri-sendiri), sehingga terpisah dari bagian yang lain, misalnya bagian
layanan teknis memiliki hubungan erat dengan bagian layanan pengguna. Dan bagian
layanan pengguna mempunyai hubungan erat dengan bagian Jaringan kerjasama,
bagian kejasama mempunyai hubungan erat dengan bagian pengembangan dan
seterusnya.
“Pada
umumnya, perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia tersusun berdasarkan
fungsi”4. Jadi pola ini sudah menjadi pedoman bagi perpustakaan Perguruan
Tinggi seluruh Indonesia, bahkan sebahagian Perpustakaan umum (Daerah)
Contoh Struktur organisasi Perpustakaan menurut
fungsinya seperti yang digambarkan pada buku Pedoman Perpustakaan edisi 3 tahun
2004 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi RI
 |
|||
 |
|||
b. Berdasarkan Fungsi.
Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek
sering pula digunakan perpustakaan perguruan Tinggi dan perpustakaan umum,
pembagian berdasarkan subyek biasanya bersifat terbuka dan tersedia ruangan
studi yang berdekatan dengan rak buku. Pembagian berdasarkan subyek dapat
berfungsi sebagai perpustakaan khusus bagi pemakai. Dan “banyak perpustakaan
perguruan Tinggi membagi perpustakaan menjadi 3 kelompok subyek luas yaitu
humaniora atau kemanusiaan, ilmu-ilmu sosial serta ilmu pengetahuan dan
teknologi…. . Disamping koleksi berdasarkan subyek tersebut, masih ada lagi
bagian umum serperti bagian referens, bagian sirkulasi, dan bagian pengadaan.”
Contoh
Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek :
 |
c. Berdasarkan Kawasan
Pola
struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi, seperti bagian Tata usaha
(mengurus masalah kepegawaian, keuangan, Struktur organisasi perpustakaan
dibagi berdasarkan wilayah atau kawasan yang dilayaninya. Pola ini lazim digunakan
oleh perpustakaan umum. Karena itu perpustakaan umum yang menganut berdasarkan
kawasan akan memiliki perpustakaan pusat, perpustakaan cabang dan perpustakaan
keliling (mobile liberaries). Perpustakaan perguruan tinggi acap kali
menggunakan pola ini misalnya mendirikan perpustakaan departemen, seperti
perpustakaan hukum, fisika, kesehatan kedokteran.
Contoh
Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan kawasan:
 |
 |
d. Berdasarkan pemakai yang dilayani.
Pada
perpusrakaan umum terdapat ruangan khusus untuk anak-anak, remaja, tuna-netra,
atau kelompok berdasarkan ciri ekonomis (misalnya pengusaha, pensiunan)
sedangkan pada perpustakaan perguruan tinggi biasa dikelompokkan pada
perpustakaan program S-1, S-2 dan S-3, atau ruangan khusus koleksi langkah,
koleksi khusus peneliti. Contoh struktur berdasarkan pemakai yang dilayani :
 |
|||
|
|||
e.
Berdasarkan Jenis Dokumen.
Struktur
organiasasi berdasrakan jenis dokumen banyak digunakan perpustakaan nasional
dan perpustakaan daerah. Pola struktur berdasarkan jenis dokumen dibagi
menjadi: bagian buku, bagian peta, bagian majalah, bagian film, bagian terbitan
Pemerintah. Setiap bagain bertanggung jawab atas pengadaan, pengkatalogan dan
pengklasifikasian serta jasa layanan. Pada perpustakaan perguruan tinggi dan
perpustakaan umum, biasanya terdapat ruangan khusus Skripsi, Tesis, Disertasi,
Majalah, Jurnal, buku, audi visual, dan ruangan multimedia.
Contoh Struktur organisasi perpustakan
berdasarkan jenis dokument yaitu:
 |
2.
Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan
Pola
sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara mendalam
ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya. Bila tujuannya memperoleh
efesiensi, polanya harus sederhana. Pustakawan perlu memahami masalah pola
organisasi kerena pemilihan pola yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah
pada jasa pelayanan yang kurang memuaskan tetapi biayanya mahal.
Penetuan
pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih tergantung pada
faktor:
a. Tujuan Perpustakaan
Tujuan atau obyek
perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi perencanaan bagian-bagian
perpustakaan.
b. Jenis
Pemakai
jenis
pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. Misalnya, perpustakaan
khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang berlainan dengan
perpustakaan sekolah.
c. Jenis
Dokumen;
Jenis
dokumen menentukan pola pengelolaan serta organisasi perpustakaan yang
mengkhususkan diri pada dokumen kertografis seperti peta, atlas dan globe akan
memerlukan tenaga yang dan materi konservasi yang berlainan dengan perpustakaan
yang mengkhususkan diri pada buku saja.
d.
Keadaan gedung perpustakaan.
Gedung
perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih fleksibel (luwes) akan
memudahkan penyeliaan serta memberikan berbagai pilihan dalam menentukan pola
organisasi .
e.
Personalia perpustakaan.
Setiap personil
harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan. Pola pada perpustakaan
umum yung memetingkan jasa bagi pemakai umum memerlukan personil berlainan
dengan perpustakaan khusus dengan jumlah pemakai terbatas.
f. Kegiatan outomasi perpustakaan.
Automasi
perpustakan menyangkut banyak aspek, sehingga perlu ditimbang masak-masak dalam
menetukan pola perpustakaan. Berbagai jasa perpustakaan dapat dilaksanakan
lebih cepat dan efesien karena outomasi, namun sebaliknya automasi juga
memerlukan biaya yang tidak sedikit.
g.
Bantuan keuangan.
Ini
memerlukan pertimbangan yang matang, Karena keterbatasan dana memungkinkan
memilih bentuk sentralisasi senua kegiatan dan jasa.
C.
Staf/Karyawan Perpustakaan
1.
Jenis
Staf Perpustakaan
Staf
perpustakaan dewasa ini sebaiknya terdiri dari :
a.
Pustakawan dengan pendidikan paling rendah (S-1) dalam bidang ilmu
perpustakaan, dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo), atau S-1 bidang studi
lain yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan, dengan tugas
melaksanakan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan.
b.
Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat diploma dalam
bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi
c. Tenaga fungsional lain dengan pendidikan
kejuruan atau keahlian tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan
penunjang keprofesian, seperti pranata komputer dan kearsipan.
d. Tenaga administrasi dengan tugas
melaksanakan kegiatan kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, perlengkapan.
2.
Kompetensi
Staf Perpustakaan
Staf
perpustakaan dewasa ini semakin dituntut memiliki kompetensi:
a. Kompetensi professional yang harus dipenuhi
oleh putakawan, yaitu:
1)
Mempunyai
pengetahuan dan manpu menjalankan fungsi dan aktivitas sistem perpustakaan.
2)
Memiliki
pengetahuan tentang subyek khusus yang sesuai dengan kegiatan perguruan tinggi.
3)
Mengembangkan
dan mengelola layanan informasi dengan baik, mudah diakses, dan efektif dalam
pembiayaan yang sejalan dengan aturan strategis perguruan tingginya.
4)
Menyediakan
bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan informasi dan perpustakaan.
5)
Melakukan
survai mengenai jenis dan kebutuhan informasi, layanan informasi dan
produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
6)
Mengetahui
dan manpu menggunakan teknologi informasi untuk pengadaan, pengorganiosasian
dan penyebaran informasi.
7)
Mengetahui
dan manpu menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen untuk mengkomunikasikan
perlunya layanan informasi kepada pimpinan perguruan tingginya.
8)
Mengembangkan
produk-pruduk informasi khusus untuk digunakan di dalam atau di luar lembaga
atau oleh pelanggan secara individu.
9)
Mengevaluasi
hasil penggunaan informasi dan menyelenggarakan penelitian yang berhubungan
dengan pemecahan masalah-masalah dengan manajeman informasi.
10) Secara berkelanjutan memperbaiki layanan
informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan.
b. Kompetensi Individu, yang harus dimiliki
pustakawan yaitu:
1)
Memiliki
komitmen untuk memberikan layanan terbaik.
2)
Manpu
mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun di luar
perpustakaan.
3)
Berpandangan
luas,
4)
Manpu
mencari mitra kerja,
5)
Manpu
menciptakan lingkungan kerja yang dihargai & dipercaya.
6)
Memiliki
keteranpilan berkomunikasi yang efektif.
7)
Dapat
bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja.
8)
Memiliki
sifat kepemimpinan,
9)
Mampu
merencanakan, memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang kritis,
10) Memiliki sifat positif dan fleksibel dalam
menhadapi perubahan.
3.
Pembinaan
Staf Perpustakaan
Pembinaan
staf perpustakaan dapat ditempuh dengan jalur seperti:
a.
pendidikan
pustakawan D-3, S-1, S-2 dan S-3 dibidang ilmu perpustakaan.
b.
diklat
& pelatihan dibidang perpustakaan.
c.
keikutsertaan
dalam seminar, lokakarya dan simposium
d.
Kenaikan
pengkat fungsional dan reguler.
III. P E N U T U P
A. Kesimpulan
1. Sturuktur organisasi perpustaan yang efektif
diterapkan dalam sutau adalah stutur organisasi yang dapat memenuhi kepentingan
pengguna.
2. Faktor yang mempengaruhi pemilihan sturuktur
organisasi suatu perpustakaan adalah tujuan perpustakaan, jenis dokumen, jenis
pemakai, kondisi gedung dan jumlah anggaran yang tersedia.
3. Staf/karyawan perpustakaan adalah sataf yang
memiliki kompetensi, baik kompetensi professional (mempunyai
pengetuhuan/keahlian dibidang Perpusdokinfo), maupun kompetensi Individu
(memiliki krakter/akhlak dalam hal pengelolaan dan pengembangan perpustakaan).
B. Saran-saran dan Harapan
1. Makalah ini dapat menambah khasanah perpustakaan
mengenai koleksi.
2. Dalam menyusun struktur organisasi suatu
perpustakaan, hendaknya disusun disusun secara profesional dengan pertimbangan
kepentingan lembaga, bukan kepentingan pribadi.
3.
Hendaknya tidak menempatkan staf di perpustakaan yang tidak memiliki kompetensi
dibidang kepustakawanan.
DAFTAR
PUSTAKA
Dirjen Pendidikan Tinggi, Depdiknas RI., Perpustakan
Perguruan Tinggi buku pedoman, edisi ketiga, Depdiknas RI Dirrektorat
Pendidikan Tinggi, Jakarta, 2004
Departemen Pendidikan & Kebuadyaan, RI, Kamus
Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 1988.
Prajudi Atmosudirdjo, Dasar-dasar
Ilmu Administrasi, Jilid I Cet. ke-VII, Jakarta, 1978.
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan,
Cet. Kedua, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1993
Sukarna, Dasar-Dasar Manajemen, Cet.I;
Cv. Maju Mundur, Jakarta, 1992
Sumardji, P. Perpustakaan, Organisasi
Perpustakaan dan Tatakerjanya, Cet. ke VIII, Kanisius, Yogyakarta, 1988
Soewarno Handayaningrat, Pengatar Studi Ilmu
Administrasi dan Manajemen, Cet, II; Gunung Agung, Jakarta, 1982
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakaan, dan Perpustakaan;
Cet.IV, Kanisius, Yogyakarta, 1991
Tidak ada komentar:
Posting Komentar